Портативность - Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов
.RU

Портативность - Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов


Портативность. Вы можете взять ее с собой куда угодно.

  • Надежность. Она запоминает все, что вам нужно, избавляя вас от этой нагрузки.

  • ^ Управляемые единицы информации. Не миллион мелких записей, но и не единственный Роковой Список.

    Элементы, составляющие хорошую систему:

    • Календарь. Место, куда вы записываете текущие встречи, совеща­ния, торжественные мероприятия и т. д.

    • Список жизненных целей. Несколько страниц для ваших долго­срочных планов и других заметок.

    • Ежедневник. На каждый день мы имеем:

    • Список дел. Список дел только на этот день с расставленными приоритетами.

    • Расписание. Почасовое расписание на этот день.

    Главный элемент системы - страничка, посвященная сегодняшнему дню. Она должна быть достаточного размера, чтобы на ней помеща­лись список дел на этот день и расписание. Органайзеры с такими страничками производят фирмы FranklinCovey и Filofax (рис. 4.1). Альтернативой может быть PDA-компьютер (наладонник). Органай­зер необходимо всегда иметь при себе, чтобы, если кто-то обратится к нам с какой-то просьбой, сразу записать ее в органайзер, а не на кло­чок бумаги, который потеряется раньше, чем вы перепишете его со­держимое в более надежное место.

    Цикл

    Цикл является развитием системы, которую я успешно применял в те­чение десяти лет. Этот метод прост в применении и в то же время вклю­чает в себя все компоненты, необходимые системному администратору.







    Рис. 4.1. FranklinCovey, Filofax и другие фирмы выпускают для своих органайзеров странички на каждый день, где вы можете записать список дел и расписание на сегодня

    Наш органайзер состоит из четырех частей:

    ♦ 365 списков дел на год. Мы собираемся составлять по отдельному списку дел на каждый день. В сегодняшнем списке перечислены де­ла, которые вы должны сделать сегодня. Если вы знаете, что какое- то дело должно быть выполнено в конкретный день, запишите его на соответствующей странице. Дела, оставшиеся невыполненными к концу дня, переносятся в список следующего дня. (Если вы поль­зуетесь бумажным органайзером, оставьте в нем странички только на один месяц, а то его трудно будет носить!)

    • ^ Расписание на сегодня. Каждый день распланирован с точностью до часа.

    • Календарь встреч. Эта часть предназначена для записи всех наших встреч, совещаний, общественных обязанностей и т. п. Событие, за­планированное далее, чем на текущий месяц, записывается в этот ка­лендарь, а потом переносится на страничку с соответствующей датой.

    • Заметки. Мы будем использовать органайзер и для хранения дру­гих заметок и списков. Например, в главе 7 описано, как состав­лять краткосрочные и долгосрочные планы.

    Система Цикл работает следующим образом: каждый день вы тратите 10 минут на планирование дня. Процесс планирования весьма прост.

    • ^ Составить расписание на сегодня. В расписании на текущий день я резервирую время на все ранее намеченные встречи. Они уже запи­саны в моем календаре. (Подробности я привожу в главе 6.) Я под­считываю, сколько времени осталось. Это мои рабочие часы.

    • ^ Составить список дел на сегодня. В этот список дел я заношу все, что должно быть сделано сегодня. Элементы списка берутся из те­лефонных звонков, совещаний, моего календаря, записей системы регистрации клиентских запросов и вчерашнего списка.

    • ^ Расставить приоритеты и откорректировать расписание. По каждо­му пункту я оцениваю время, необходимое для его выполнения. За­тем складываю эти оценки. Если суммарное время превышает вре­мя, отведенное сегодня на работу, я переношу некоторые дела в зав­трашний список. О критериях отбора дел для переноса на завтра мы поговорим позже.

    • ^ Выполнить план. Весь день я выполняю дела, перечисленные в спи­ске, и участвую в совещаниях. Я все время сосредоточен на работе. Если какой-то пункт выполнен, я отмечаю его крестиком.

    • ^ Закончить день. В конце дня я переношу незаконченные дела в зав­трашний список. Перенесенные пункты я отмечаю черточкой.

    • Покинуть офис. Теперь я могу уходить из офиса. Я счастлив от того, что обработал каждый пункт: он либо выполнен, либо перенесен на следующий день. Ничто не забыто.

    • Повторить. На следующий день Цикл повторяется. Список дел на этот день уже частично состоит из дел, перенесенных с предыдущих дней.

    Имея каждый день новый список, мы поддерживаем в себе ощущение завершенности, когда в конце дня видим, что каждый пункт обрабо­тан. Если нам удается выполнить все дела до конца рабочего дня, мы можем наградить себя, поработав над «приятным» проектом или уйдя домой пораньше, если у нас гибкий график. Если работы столько, что за сегодня все не переделать, настроение все же остается хорошим, по­тому что переполнение под нашим контролем.

    Мы можем строить долгосрочные и среднесрочные планы, а не беспо­мощно барахтаться, пытаясь удержаться на плаву. Мы можем разбить задачу на отдельные части и запланировать выполнение каждой под­задачи на какой-то конкретный день. Мы можем достичь отдаленной цели, составив расписание на следующий месяц (и даже год) и записав этапы на разных страницах.

    А еще у нас есть календарь, помогающий отследить встречи. Пользуй­тесь одним календарем для деловых и личных встреч, так как управить­ся с одним календарем легче, чем с двумя. Благодаря комбинированно­му календарю вы не пропустите развлечение только потому, что забыли посмотреть в другой календарь и решили задержаться на работе.

    Такой подход кажется вам слишком механическим? Слишком негиб­ким? Вы скоро убедитесь, насколько он гибок. Весь процесс планиро­вания отнимает не больше десяти минут ежедневно, зато избавляет вас от многих часов стресса. Разве спланировать один день нереально? Что делать, если новые дела добавляются в список в течение дня? Я обе­щаю ответить на этот вопрос в главе 5. Прежде чем учиться ходить, вам нужно научиться ползать.

    Резюме

    • Необходимо уметь регистрировать все клиентские запросы и дово­дить их выполнение до конца (или отклонять). Клиенты (те, кого вы обслуживаете) и менеджеры (те, кто решает, когда повышать вам зарплату) ценят это умение, потому что хотят, чтобы их запро­сы и проекты выполнялись, а не «спускались на тормозах».

    • Хороший «завершающий бросок» - ключ к повышению по службе.

    • Не дайте запросу умереть в зародыше - регистрируйте их все без ис­ключения. Если клиент встретит вас в коридоре и попросит о чем- то, не полагайтесь на свою память. Если вы не можете тут же запи­сать просьбу, предложите клиенту отправить ее вам по электронной почте или в систему регистрации клиентских запросов. Так вы пе­реложите ответственность за регистрацию просьбы на клиента, не рискуя забыть о ней.

    • Ничто так не оскорбляет, не злит и не разочаровывает клиента, как обещание, данное системным администратором и потом забытое.

    • Чем больше дел вы должны сделать, тем труднее вам организовать свою работу. Начиная с какого-то момента вы будете тратить боль­ше времени на организацию работы, чем на ее выполнение.

    • Чтобы не забывать запросы, регистрируйте их надежным способом. Человеческий мозг не так надежен, как бумага или электронные устройства. Записывайте запросы в тот момент, когда получаете их. Всегда записывайте все запросы. Берегите свой мозг для более важных задач.

    • Системы со списками дел не работают по ряду причин. Беспорядоч­но разбросанные записи теряются. Единый список дел превращает­ся в угнетающий Бесконечный Роковой Список. Обе системы отри­цательно влияют на самооценку.

    • В системе Цикл используются календарь встреч и важных дат, спи­сок долгосрочных целей, список дел на сегодня (и на каждый день) и расписание на сегодня, позволяющее планировать работу.

    • Каждый день начинается с десятиминутного планирования. Изучи­те календарь, чтобы понять, сколько времени у вас уйдет на встречи и совещания. Остальное время вы можете посвятить делам из сего­дняшнего списка. Вы определяете, достаточно ли у вас времени для выполнения всех дел из списка, и, если потребуется, переносите низкоприоритетные дела на другие дни или ведете переговоры с кли­ентами о переносе сроков.

    Начните прямо сейчас!

    Когда вы начнете придерживаться системы Цикл, она покажет­ся вам неудобной. Однако со временем вы почувствуете себя бо­лее комфортно. Вы приспособите ее под свой стиль, когда лучше в ней разберетесь. Психологи утверждают, что для формирова­ния привычки требуется 21 день. В течение 21 дня упорно де­лайте одно и то же, чтобы ваш мозг стал относиться к этому делу как к привычке, не требующей особых усилий. Мое правило "список дел на каждый день" не станет вашей привычкой, пока вы не начнете его соблюдать. Запланируйте к выполнению вашу новую привычку на сегодня. Оставшиеся 20 дней вам будет го­раздо проще.

    5

    Система Цикл: списки дел и расписания

    Теперь, раздразнив вас кратким описанием системы Цикл в главе 4, в течение трех глав подряд я буду раскрывать ее элементы, от каждо­дневных до долгосрочных. Эта глава посвящена управлению списком дел, то есть сегодняшнему дню. В следующей главе обсуждаются ка­лендари, позволяющие организовать время на ближайшие дни и меся­цы. Наконец, в главе 7 мы поговорим о постановке долгосрочных жиз­ненных целей. Поскольку Цикл является повторяющимся процессом, я промолчу о моментах, обсуждать которые бессмысленно, пока вы не прочли следующие главы. Не исключено, что вы захотите прочесть эти три главы несколько раз подряд.

    У всех системных администраторов есть одна общая черта - рабочего времени не хватает для выполнения всей работы. К счастью, большая часть этой главы посвящена собственно управлению потоком дел. На­чав с одного типичного дня, мы рассмотрим последующие, чтобы по­нять, как работает система.







    Типичныйдень

    Рассмотрим работу Цикла на примере одного дня.

    Входя утром в офис, вы должны сразу сосредоточиться и запустить этот процесс. В противном случае вас захватят прерывания и отвле­кающие факторы, которых полно вокруг: на автоответчике мигает ин­дикатор новых сообщений, в коридоре подходят сотрудники, зовет к себе автомат с кофе, к тому же вам интересно, какой комикс появил­ся сегодня на сайте User Friendly. Вы решаете проверить электронную почту и... через несколько часов осознаете, что половина дня пролете­ла впустую.

    Итак, ОСТАНОВИТЕСЬ. Не проверяйте электронную почту и не чи­тайте новости на сайтах. Вместо этого закройте дверь (если вам повез­ло с отдельным кабинетом) и выполните все шаги Цикла.

    Вначале составьте план

    «А можно я сперва проверю электронную почту?»

    Нет. Планирование займет 10 минут. Почта может подождать.

    «А вдруг произошел сбой, и мне сообщили о нем по электронной почте?»

    Незначительные сбои могут подождать 10 минут. О серьезных проблемах вы обычно узнаете не по электронной почте, а, напри­мер, по запаху дыма или шуму за дверью.

    Вот компромисс: выведите на экран «приборную панель» прило­жения, которым вы пользуетесь для мониторинга сети. Если вы видите, что все службы работают нормально, значит, проверять почту не нужно. (А разве программа мониторинга уже не извес­тила бы вас о сбое, если он произошел?)

    Друзья говорили мне, что у них достаточно силы воли, чтобы от­крыть почтовое приложение, проверить, нет ли важных сообще­ний, и затем закрыть его. У меня нет такой силы воли. Если я начну проверять почту на предмет важных сообщений, дело, как всегда, закончится тем, что я прочитаю всю почту, затем начну реагировать на запросы и вдруг вспомню, что так и не расплани­ровал рабочий день. Поверьте мне, аварии и сбои могут подож­дать десять минут.

    Шаг 1: составьте расписание на сегодня

    Начните день с составления расписания. Посмотрите в календаре, ка­кие совещания и встречи назначены на текущий день, и впишите их в соответствующие графы на страничке органайзера. Остальное время

    можно уделить пунктам из списка дел. Несложные арифметические подсчеты покажут, сколько времени у вас в распоряжении.

    Предположим, листок вашего календаря выглядит, как показано на рис. 5.1.

















    19

    20

    10-11 Совещание 15-16 Джон

    21




    26

    27

    28

    Рис. 5.1. Записи в календаре




    У вас запланированы совещания на 10:00 и 15:00, каждое по часу. Вы отмечаете эти интервалы на страничке с расписанием. Вам нужен пе­рерыв на обед, и его вы планируете с 12 до 13. Затем вы подсчитывае­те, сколько времени остается на дела из списка. Сейчас 8:30, и вы хо­тите уйти в 17:30, то есть через 9 часов. Три часа уже заняты, на дру­гие задачи остается шесть часов. На рис. 5.2 показано, как выглядит ваше расписание в данный момент.

    Шаг 2: составьте список дел на сегодня

    Теперь вы составляете список сегодняшних дел и подсчитываете, сколько у вас работы (в часах). Как правило, на этот день уже заплани­рованы какие-то дела. Вы добавляете то, что пришло вам в голову (на­пример, гениальную мысль, осенившую вас, пока вы шли от машины до офиса) и, если сегодня первый день месяца, сверяетесь со списком долгосрочных целей (подробнее об этом сказано в главе 7).

    Поскольку вы работаете с системой Цикл первый день, ваш список дел изначально пуст. Однако вы представляете себе, что должны сделать. Запишите эти дела вкратце; необязательно писать законченные пред­ложения. После этого список может выглядеть примерно так, как по­казано на рис. 5.3.

    Как видите, краткой записи достаточно, чтобы вы поняли задачу. Мо­жете записать какие-то детали, например номера телефонов, логины и т. д., если вам необходимо, но в целом старайтесь быть лаконичным.


    8




    8:30




    9




    9:30




    10

    Совещание

    10:30




    11




    11:30




    12

    Обед

    12:30




    13




    13:30




    14




    14:30




    15

    Джон

    15:30




    16:




    16:30




    17




    17:30

    Дамой!



    Рис. 5.2. День с размеченными интервалами

    Если у вас есть свежие сообщения на автоответчике, сейчас самое вре­мя прослушать их и, возможно, что-то записать. Я имею привычку за­писывать на бумаге все сообщения автоответчика, даже если они не


    Крапив запись Чп> это означает

    создать для боба смита

    Создать учетную запись дня нового пользователя Боба Смита (тал. 555-4321). Здесь следует указать подробное™, чтобы не забыть.

    Модернизировать GCC

    Установить новую версию пакета GCC.

    Ошибка в Netscan

    Сообщить разработчикам еще об одной ошибке, найденной 9 программе Netscan.

    Демо версия IDS

    Поавонить торговому представителю насчет демо-версии новой системы IDS.

    Компьютер для Боба

    Установить новый компьютер доя Боба,

    Библиотека лент

    Установить новую библиотеку для новой системы создания резервных копий.

    Исследование программы мониторинга

    Исследовать новую программу мониторинга, чтобы заменить ею программу, используемую сейчас.







    Рис. 5.3. Понедельник. Список дел в вашем органайзере


    Сделано? Приоритет Время Дело







    15

    Создать для боба смита









    Модернизировать GCC







    30

    Ошибка в netscan







    15

    демо версия IDS







    3 ч

    Комьютер для боба









    Библиотека лент









    Исследование программы мониторинга







    Рис. 5.4. Понедельник. Добавлена оценка времени

    требуют каких-то действий с моей стороны. В таком случае я могу тут же пометить этот пункт как выполненный. Это придаст мне ощущение завершенности моей работы.

    Итак, сколько работы у вас на сегодня? Запишите рядом с каждым пунктом списка дел примерное время, за которое сможете его выпол­нить (рис. 5.4).

    В этом примере вы можете прикинуть, сколько времени уйдет на все дела. Сложите часы (помечены как «ч»), прибавьте к ним остальные значения (минуты), и вы получите девять часов.

    Шаг 3: расставьте приоритеты и откорректируйте план

    Затем установите приоритетность дел, основываясь на какой-нибудь простой системе. Я пытался использовать 100-балльную шкалу, но она оказалась слишком сложной. Один друг заметил как-то, что в жизни есть только три уровня приоритетности:

    • Срок исполнения сегодня, и дело необходимо сделать прямо сейчас.

    • Срок исполнения наступит скоро.

    • Все остальное.

    Для простоты обозначим эти приоритеты А, В и С соответственно. На рис. 5.5 показано, как я расставил приоритеты в нашем примере.

    Как справиться с переизбытком дел

    Итак, для выполнения всего списка вам потребуется девять часов, а в вашем распоряжении только шесть. Как справиться с переизбыт­ком дел?

    Задержаться на работе - неверное решение. Ваша личная жизнь доста­точно ценна. Вашему работодателю вовсе не нужно, чтобы из-за не­хватки свободного времени вы стали раздражительны. Правильно пи-


    Сдкпоно? Приоритет Время Дело




    А

    13

    Создать для Боба Смита




    В



    Модернизировать GCC




    A

    30

    Ошибка в netscan




    А

    15

    Демо версия IDS




    А

    Зч.

    Компьютер для боба




    А

    7 ч

    Библиотека лент




    С

    1 ч

    Исследование програм мониторинга







    Рис. 5.5. Понедельник. Добавлены приоритеты

    таясь, высыпаясь, занимаясь спортом и ведя активную жизнь вне рабо­ты, вы лучше работаете.

    Простейший способ решить проблему - перенести на следующий день дела с приоритетом С и некоторые из дел с приоритетом В. Одно из пре­имуществ ежедневного списка дел заключается в том, что мы можем переносить пункты. Вот несколько полезных идей:
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.